Lieferschein aufbewahren: 6, 8 oder 10 Jahre?

„Zehn Jahre." Das ist die Antwort, die man auf diese Frage am häufigsten bekommt. Sie ist inzwischen doppelt falsch: Die Frist für Buchungsbelege wurde zum 1. Januar 2025 auf acht Jahre verkürzt — und für einen Lieferschein gilt sie oft gar nicht, weil er kein Buchungsbeleg ist.

Wie lange Sie einen Lieferschein aufheben müssen, hängt davon ab, welche Funktion er in Ihrem Betrieb hat. Genau diese Unterscheidung geht in den meisten Antworten unter. Dieser Artikel sortiert die drei Fälle und beschreibt anschließend, warum die Frist in der Praxis selten das eigentliche Problem ist.

Die drei Fälle

Die Aufbewahrungsfristen stehen in § 147 Absatz 3 der Abgabenordnung, handelsrechtlich in § 257 des Handelsgesetzbuchs. Für Unterlagen, die im Wareneingang und Versand anfallen, sind drei Fälle zu unterscheiden:

Wofür der Lieferschein dient	Frist
Er ist ein Buchungsbeleg — er dient zugleich als Rechnung oder trägt buchungsrelevante Vermerke	8 Jahre (bis Ende 2024: zehn)
Er ist ein Handels- oder Geschäftsbrief und dokumentiert nur den Vorgang	6 Jahre
Er ist kein Buchungsbeleg und sein Inhalt steht in der Rechnung	Die Frist endet mit Erhalt bzw. Versand der Rechnung

Der dritte Fall ist der, der am meisten überrascht. Die Abgabenordnung regelt ihn ausdrücklich: Bei empfangenen Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege sind, endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Erhalt der Rechnung. Bei abgesandten Lieferscheinen endet sie mit dem Versand der Rechnung.

Wer also alle Lieferscheine pauschal zehn Jahre lang abheftet, archiviert einen erheblichen Teil davon ohne gesetzliche Notwendigkeit.

Was sich zum 1. Januar 2025 geändert hat

Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt — in § 147 der Abgabenordnung ebenso wie in § 257 Absatz 1 Nummer 4 des Handelsgesetzbuchs.

Zwei Einschränkungen gehören dazu:

• Die kürzere Frist gilt für Unterlagen, deren bisherige Aufbewahrungsfrist zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen war. Für alles Ältere ändert sich nichts.
• Für Kreditinstitute, Versicherungs- und Wertpapierunternehmen greift die Neuregelung ein Jahr später.

Die sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe sind unverändert geblieben. Verkürzt wurde nur die längere Frist.

Wann ist ein Lieferschein ein Buchungsbeleg?

Das ist die praktisch entscheidende Frage — und sie hat weniger mit dem Papier zu tun als mit dem Ablauf, in dem es entsteht.

Ein Lieferschein wird zum Buchungsbeleg, wenn er in die Buchführung eingeht: wenn er zugleich als Rechnung dient, wenn er Preise trägt, wenn jemand einen Vermerk daraufsetzt, der später verbucht wird. In Betrieben, die den Versand aus Excel heraus organisieren, passiert das häufiger als gedacht. Der handschriftliche Zusatz auf dem Ausdruck — „2 Stück nachgeliefert", „Charge geändert" — kann aus einem Geschäftsbrief einen Beleg machen, den Sie acht Jahre aufheben.

Umgekehrt gilt: Wenn der Lieferschein nur den Vorgang dokumentiert und alle abrechnungsrelevanten Angaben in der Rechnung stehen, ist er ein Handelsbrief — oder fällt unter die Sonderregel und darf mit der Rechnung weg.

Wie Ihre Belege einzuordnen sind, klärt Ihr Steuerberater. Dieser Artikel beschreibt die Regelung; er ist keine steuerliche Beratung. Die Einordnung hängt an Einzelheiten Ihres Ablaufs, die niemand aus der Ferne beurteilen kann.

Der Punkt, an dem sich viele verrechnen: der Fristbeginn

Die Frist läuft nicht ab dem Datum auf dem Lieferschein. Sie beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden oder der Geschäftsbrief empfangen bzw. abgesandt wurde.

Ein Buchungsbeleg vom März 2025 ist damit bis Ende 2033 aufzubewahren, nicht bis März 2033. Aus acht Jahren werden in der Praxis fast neun.

Dazu kommt eine Regel, die die Frist verlängern kann: Sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Bei einer laufenden Betriebsprüfung ist die gesetzliche Mindestfrist also nicht die tatsächliche.

Die Frist ist das eine. Wiederfinden ist das andere.

Bis hierher ging es um Jahre. In der Praxis scheitert es selten daran, dass ein Beleg zu früh vernichtet wurde. Es scheitert daran, dass ihn niemand mehr findet.

Der Fall sieht immer ähnlich aus: Ein Auftraggeber meldet, eine Charge sei nie angekommen oder eine Menge stimme nicht. Der Vorgang liegt zwei Jahre zurück. Jetzt zählt nicht, ob der Lieferschein noch existiert — er existiert fast immer irgendwo. Es zählt, ob jemand ihn in einer halben Stunde vorlegen kann, zusammen mit dem Wareneingang, der Charge und der Menge je Position.

Wer an dieser Stelle in Ordnern sucht, verliert die Diskussion, unabhängig davon, wer im Recht ist.

Acht Jahre Aufbewahrung nützen nichts, wenn der Beleg in einem Ordner liegt, den niemand mehr zuordnen kann. Und die kürzere Frist entlastet niemanden, der ohnehin alles behält, weil er sich nicht sicher ist, was weg darf.

Was daraus für den Ablauf folgt

Drei Dinge, die unabhängig von der Fristenfrage helfen:

Belege entstehen im Ablauf, nicht abends. Wenn Wareneingang, Charge, Menge und Verpackung dort erfasst werden, wo sie anfallen, ist der Nachweis ein Nebenprodukt der Arbeit — und nicht eine zusätzliche Aufgabe, die jemand nach Feierabend erledigt.

Jeder Beleg braucht eine Nummer und einen Zeitstempel. Nicht wegen der Aufbewahrungsfrist, sondern damit er in Jahr sechs wieder auffindbar ist. Ein Lieferschein ohne eindeutige Nummer ist in einem Aktenordner praktisch verloren.

Digitale Belege gehören im Originalformat aufbewahrt. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung verlangen, dass elektronisch empfangene Unterlagen in dem Format archiviert werden, in dem sie eingegangen sind. Ein Ausdruck genügt dafür nicht. Wer eingehende Lieferscheine als PDF bekommt und sie abheftet, hat sie formal nicht ordnungsgemäß aufbewahrt.

Kurz zusammengefasst

• 8 Jahre für Lieferscheine, die Buchungsbelege sind — verkürzt zum 1. Januar 2025 von zehn Jahren.
• 6 Jahre für Lieferscheine, die reine Handels- oder Geschäftsbriefe sind.
• Ist der Lieferschein kein Buchungsbeleg und sein Inhalt in der Rechnung dokumentiert, endet die Frist mit der Rechnung.
• Die Frist beginnt erst mit Ablauf des Kalenderjahres und läuft nicht ab, solange die Unterlagen steuerlich von Bedeutung sind.
• Welche Einordnung für Ihre Belege gilt, klärt Ihr Steuerberater.

Die Frist steht im Gesetz. Ob der Beleg wieder auftaucht, steht in Ihrem Ablauf.