Was kostet Individualsoftware? Preise für Lohnfertiger

Wer nach Individualsoftware-Kosten sucht, hat meist schon etwas gesehen: ein Angebot einer Standardsoftware, Preise pro Arbeitsplatz, und die vage Warnung, dass eine Eigenentwicklung ein Vielfaches kosten könne. Also fragt er sich: Kann ich mir das überhaupt leisten? Die ehrliche Antwort lautet: Es kommt darauf an, wie viel Sie abbilden wollen. Und genau dafür gibt es hier Zahlen.

Warum die Frage so selten beantwortet wird

Fragen Sie zehn Softwarehäuser nach dem Preis für Individualsoftware, bekommen Sie neun Antworten wie „Das hängt vom Projekt ab." Das ist nicht falsch — aber es ist auch nicht hilfreich. Eine Zahl ohne Umfang ist wertlos. Eine weite Spanne ohne Angabe, was darin enthalten ist, hilft Ihnen bei der Entscheidung nicht weiter.

Der zweite Grund ist weniger nett: Ein Anbieter, der eine Zahl nennt, legt sich fest. Sobald er einen Rahmen nennt, kann der Kunde ihn zitieren. Deshalb ist die ausweichende Antwort auch ein Schutz für den Anbieter. Für Sie als Auftraggeber ist sie das Gegenteil: Sie bleiben im Ungefähren und können nicht planen.

Deshalb steht hier, was ein einzelner Ablauf kostet, was eine ganze Prozesskette kostet und was ein Festpreis voraussetzt. Mit Zahlen, die für einen Betrieb mit 10 bis 100 Mitarbeitern gelten.

Was den Preis bestimmt

Der Preis einer Individualsoftware hängt nicht von der Zahl der Bildschirme ab und nicht davon, wie viele Knöpfe Sie sich wünschen. Er hängt davon ab, wie viele Abläufe Sie abbilden wollen.

Ein Ablauf ist zum Beispiel: Einen Auftrag anlegen, die Arbeitsschritte planen, die Zeiten der Mitarbeiter erfassen, die Teile wiegen und den Lieferschein drucken. Oder: Ware annehmen, die Begleitpapiere prüfen, die Chargennummer erfassen und die Ware auf einen Lagerplatz buchen. Jeder dieser Abläufe ist überschaubar, wenn er für sich steht. Die Kosten entstehen durch die Verbindungen: Schreibt der Ablauf in dieselbe Datenbank wie der andere? Muss eine Schnittstelle zum ERP des Auftraggebers gebaut werden? Arbeiten zwanzig Leute gleichzeitig damit — dann braucht es Rechte und Sperren. Kommen Altdaten aus Excel oder aus einem alten System mit — dann müssen sie migriert werden.

Das sind die vier Preistreiber: Anzahl der Abläufe, Zahl der Schnittstellen, Zahl der Benutzer, Umfang der Altdaten. Alles andere ist Feinschliff.

Drei Größenordnungen mit Preisen

Der kleinste Schritt: die Prozess-Aufnahme. Bevor irgendjemand eine Zeile Code schreibt, muss er verstehen, wie Ihre Halle arbeitet. Dafür komme ich für einen halben Tag in den Betrieb, schaue mir den Ablauf an und frage die Leute, die ihn tagtäglich machen. Das kostet 200 Euro — und wenn es zu einer Zusammenarbeit kommt, wird dieser Betrag angerechnet. Sie verlieren also nichts, wenn Sie sich nur erst einmal orientieren wollen.

Ein einzelner Ablauf. Sagen wir, Sie wollen genau einen Prozess sauber abbilden: die Arbeitszeiterfassung, das Wiegen der Teile oder die Lieferscheinerstellung. In der Regel dauert so ein Projekt drei bis vier Wochen, inklusive Test und Einweisung. Dafür nenne ich einen Festpreis zwischen 3.000 und 8.000 Euro. Was in diesem Rahmen liegt, hängt von den Schnittstellen ab: Muss das Programm mit Ihrem Warenwirtschaftssystem reden oder mit einer Waage, kommen Sie ans obere Ende. Läuft es für sich allein, bleibt es unten.

Die ganze Prozesskette. Wenn Sie mehrere Abläufe miteinander verbinden wollen — vom Angebot bis zur Rechnung, von der Materialbestellung bis zum Versand —, sprechen wir über eine Größenordnung ab 12.000 Euro. Der Preis richtet sich nach dem Umfang, den wir vorher gemeinsam festlegen. Eine Pauschalzahl ohne Projektbeschreibung wäre unseriös. Deshalb steht hier bewusst „ab": Was es genau kostet, sagt Ihnen erst die Prozess-Aufnahme.

Außerhalb von Festpreisen berechne ich 110 Euro pro Stunde. Das betrifft kleine Änderungen, die Sie später wollen, oder Arbeiten, die sich nicht sinnvoll in ein Festpreisprojekt packen lassen.

Was ein Festpreis voraussetzt

Ein Festpreis ist nur möglich, wenn vorher jemand im Betrieb war und den Ablauf gesehen hat. Ich kann keinen Festpreis für einen Prozess nennen, den ich nur aus Ihrer Beschreibung kenne. Zu viele Details fehlen: Wie wird die Ware gekennzeichnet? Wer darf was freigeben? Welche Ausnahmen gibt es im Alltag?

Ohne diese Kenntnis gibt es nur zwei Alternativen: Stundenabrechnung mit offenem Ende oder einen Pauschalpreis, in dem der Anbieter seine Unsicherheit einkalkuliert. Beides ist für Sie das schlechtere Geschäft. Bei der Stundenabrechnung tragen Sie das Risiko, dass das Projekt länger dauert als gedacht. Beim überhöhten Pauschalpreis zahlen Sie die Unsicherheit des Anbieters mit.

Deshalb ist mein Vorgehen: erst die Aufnahme, dann das Angebot mit Festpreis. Die 200 Euro für die Aufnahme sind die einzige Zahl, die Sie ohne Auftrag zahlen. Danach wissen Sie, woran Sie sind.

Die laufenden Kosten, an die niemand denkt

Die Anschaffung ist nicht alles. Software kostet auch nach der Einführung Geld — und wer das nicht einplant, wird überrascht.

Da ist zunächst der Betrieb: Server oder Cloud-Umgebung, Datensicherung, Überwachung. Das kann ein IT-Dienstleister übernehmen oder ich betreibe es mit. Was es kostet, hängt vom Aufwand ab — eine Zahl ohne Ihr System wäre erfunden. Ehrlich ist: ein paar hundert Euro im Jahr sollten Sie einplanen, mehr, wenn Sie hohe Verfügbarkeit brauchen.

Dann sind da die Änderungen, die niemand vorhersieht. Ein Auftraggeber verlangt plötzlich einen neuen Nachweis auf dem Lieferschein. Eine gesetzliche Vorgabe ändert sich. Sie stellen einen Mitarbeiter ein, der eine andere Rolle braucht. Solche Anpassungen sind normale Arbeit — und sie kostet. Deshalb ist es gut, einen Ansprechpartner zu haben, der das System kennt. Bei mir zahlen Sie dann den Stundensatz von 110 Euro, aber Sie zahlen nur für das, was wirklich gebraucht wird.

Und manchmal lohnt sich Individualsoftware gar nicht. Wenn Sie nur einen simplen Ablauf haben, der mit Standardsoftware in einer Woche abgebildet ist, dann nehmen Sie die Standardsoftware. Meine Aufgabe ist nicht, Ihnen ein Eigenbauprojekt zu verkaufen, wenn es nicht nötig ist. Sondern zu sagen, wann es sich rechnet — und wann nicht.

Das Wichtigste in Kürze

• Prozess-Aufnahme im Betrieb (halber Tag): 200 Euro, wird bei Auftrag angerechnet.
• Ein einzelner Ablauf, inklusive Einweisung, Festpreis: 3.000 bis 8.000 Euro.
• Eine ganze Prozesskette: ab 12.000 Euro nach Umfang.
• Stundensatz für Änderungen und kleines Extra: 110 Euro.
• Ein Festpreis setzt voraus, dass der Ablauf vor Ort gesehen wurde.
• Planen Sie laufende Kosten für Betrieb und Änderungen ein.

Wenn Sie diese Zahlen mit den Angeboten der Standardsoftware vergleichen, sehen Sie: Individualsoftware ist kein Luxus, sondern eine Alternative, die bei klarem Umfang kalkulierbar ist. Und Sie wissen jetzt, woran Sie sind — bevor Sie anfragen.