IATF 16949 Rückverfolgbarkeit Unterlieferant: Diese 3 Abschnitte gelten

Die IATF 16949 verlangt von Ihnen als Unterlieferant in der Automobilkette eine dokumentierte Rückverfolgbarkeit. Drei Abschnitte sind für Sie maßgeblich: 8.5.2.1 verlangt einen Rückverfolgbarkeitsplan, 8.4.2.1 richtet die Steuerung nach Risiko und Leistung, und 7.5.3.2.1 regelt die Aufbewahrungsdauer. Ein eigenes Dokument schreibt die Norm nicht vor. Sie bestimmen selbst, wie Sie die Auskunft nachweisen – solange Sie es können.

Was verlangt Abschnitt 8.5.2.1 zur Rückverfolgbarkeit?

Am Besprechungstisch liegt ein Ausdruck. Darauf steht eine Chargennummer von vor drei Jahren. Die Frage lautet, welche Teile aus dieser Charge an welchen Kunden gegangen sind. Der Betriebsleiter kennt die Antwort. Sie steht in einem Ordner im Regal, in einer Excel-Datei auf dem Server und im Kopf des Kollegen, der die Anlage damals gefahren hat.

Abschnitt 8.5.2.1 heißt „Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit, ergänzend“. Er ergänzt ISO 9001:2015, Abschnitt 8.5.2. Die Norm beschreibt den Zweck so:

Der Zweck der Rückverfolgbarkeit ist es, klare Start- und Endpunkte für Produkte zu bestimmen, die beim Kunden oder im Feld sind und einen qualitäts- oder sicherheitsrelevanten Fehler enthalten können.

Sie müssen eine Analyse der internen, kundenseitigen und behördlichen Anforderungen durchführen. Daraus entsteht ein dokumentierter Rückverfolgbarkeitsplan. Der Plan ist abgestuft nach Risiko und Fehlerschwere für Mitarbeiter, Kunden und Verbraucher. Er legt Systeme, Prozesse und Methoden je Produkt, Prozess und Fertigungsstandort fest. Er enthält Elemente, die das Erkennen fehlerhafter und verdächtiger Produkte ermöglichen.

Wichtig: Ein eigenes Dokument ist nicht vorgeschrieben. Der Plan darf in vorhandenen Unterlagen stecken. Das kann ein Lenkungsplan, eine FMEA oder das ERP-System sein. Der Abschnitt gilt für alle Teile, auch für zugekaufte.

Was bedeutet Abschnitt 8.4.2.1 für Sie als Lieferant?

Abschnitt 8.4.2.1 heißt „Art und Umfang der Steuerung, ergänzend“. Er steht unter 8.4, der Steuerung extern bereitgestellter Prozesse, Produkte und Dienstleistungen. Die Norm sagt:

Umfang und Art der Steuerung eines Lieferanten richten sich nach dessen Leistung und nach einer Bewertung des Risikos von Produkt, Material oder Dienstleistung.

Ihr Kunde muss also entscheiden, wie eng er Sie steuert. Er stützt sich dabei auf Ihre Leistung und auf das Risiko, das Ihre Teile tragen. Je kritischer das Bauteil, desto strenger die Anforderungen. Sie können Ihre Position verbessern, indem Sie nachweisen, dass Sie Rückverfolgbarkeit beherrschen. Die Norm verlangt keine bestimmte Software und keinen bestimmten Prozess. Sie verlangt nachweisbare Auskunftsfähigkeit. Das ist der Kern.

Wie lange müssen Sie die Aufzeichnungen aufbewahren?

Abschnitt 7.5.3.2.1 trägt den Titel „Aufbewahrung von Aufzeichnungen“. Er nennt vier Gruppen von Dokumenten:

• Freigaben von Produktionsteilen
• Werkzeugaufzeichnungen einschließlich Wartung und Eigentum
• Produkt- und Prozessentwicklungsaufzeichnungen
• Bestellungen oder Verträge samt Nachträgen

Diese Aufzeichnungen bewahren Sie für die Dauer auf, in der das Produkt für Produktion und Ersatzteilbedarf aktiv ist. Dazu kommt ein Kalenderjahr. Das gilt, sofern Kunde oder Behörde nichts anderes festlegen.

Was heißt das für einen Betrieb ohne Qualitätsabteilung?

Sie haben keine eigene Qualitätsabteilung, die die Norm überwacht. Die Anforderungen wirken trotzdem. Die Norm prüft nicht, ob Sie ein Qualitätsmanagement-Handbuch führen. Sie prüft, ob Sie die Auskunft geben können. Die Szene vom Besprechungstisch zeigt das Problem: Die Antwort verteilt sich über Ordner, Dateien und Köpfe. Das ist verletzlich, denn es hängt an einer Person. Fällt sie aus, verzögert sich die Auskunft oder bleibt aus.

Die Norm verlangt, dass Sie Start- und Endpunkte bestimmen können. Sie müssen nachweisen, wo ein Produkt war und wohin es ging. Dafür brauchen Sie keine eigene Abteilung. Sie brauchen eine klare Zuordnung: Welche Nummer trägt die Kette? An welchen Punkten wird sie erfasst? Wie lange bleiben die Nachweise erhalten?

Wie führen Sie die drei Stränge zusammen?

Sie können die Anforderungen in drei Schritten umsetzen. Die folgende Tabelle zeigt, was die drei Abschnitte verlangen und was das konkret für Ihren Betrieb bedeutet:

Konkret gehen Sie so vor:

Erstens: Die tragende Nummer festlegen. Bestimmen Sie eine Nummer, die den Weg durch Ihren Betrieb begleitet. Das kann die Chargennummer Ihres Wareneingangs sein, die Losnummer der Fertigung oder die Seriennummer des Endprodukts.

Zweitens: Die Erfassungspunkte festlegen. Legen Sie drei bis vier Punkte fest, an denen diese Nummer erfasst wird. Üblich sind Wareneingang, erste Fertigungsstation, letzte Fertigungsstation und Warenausgang. An jedem Punkt wird die Nummer dokumentiert.

Drittens: Die Aufbewahrungsdauer festlegen. Richten Sie sich nach der Regel aus 7.5.3.2.1: Solange das Produkt aktiv ist, plus ein Kalenderjahr. Bei langlebigen Teilen kann das viele Jahre sein. Sprechen Sie mit Ihrem Kunden, ob er eine längere Frist verlangt.

Wenn Sie diese drei Entscheidungen treffen, haben Sie die Struktur. Sie müssen sie nur noch mit Leben füllen. Ein Selbstversuch zeigt, ob die Struktur trägt: Ziehen Sie eine Charge von vor drei Jahren und fragen Sie, welche Teile wohin gingen. Liegt die Antwort vor, haben Sie die Auskunftsfähigkeit. Liegt sie nicht vor, schließen Sie die Lücke.

Diese Beschreibung dient als Orientierung. Im Zweifel gelten der Normtext selbst und die kundenspezifischen Anforderungen. Verbindlich entscheidet Ihre Zertifizierungsstelle.

Zusammenfassung

Die IATF 16949 verlangt von Ihnen als Unterlieferant eine dokumentierte Rückverfolgbarkeit. Abschnitt 8.5.2.1 fordert einen Rückverfolgbarkeitsplan, der nach Risiko abgestuft ist. Abschnitt 8.4.2.1 richtet die Steuerung durch den Kunden nach Leistung und Risiko aus. Abschnitt 7.5.3.2.1 legt die Aufbewahrung fest: aktiv plus ein Kalenderjahr. Die Norm schreibt weder eine bestimmte Software noch einen bestimmten Prozess vor. Sie verlangt nachweisbare Auskunftsfähigkeit. Am Ende zählt, dass Sie die Chargennummer vom Besprechungstisch zuordnen können.